Ping2Dine voor restauranteigenaars

Ping2Dine laat klanten bestellen via WhatsApp en via je eigen bestelwebsite. Jij beheert alles vanuit een dashboard. Je betaalt € … per bevestigde bestelling, geen abonnement en geen commissie. Je begon met € … gratis tegoed (… bestellingen).

Je hoeft niets te installeren. Het dashboard werkt in de browser, op telefoon en computer. De WhatsApp-bot is altijd beschikbaar via het Ping2Dine platform-nummer dat klanten appen.

Inloggen op /restaurant/login. Na inloggen zie je de volgende tabs:

Een nieuwe bestelling komt binnen met status nieuw. Klik Bevestigen zodra je hem aanneemt. Op dat moment wordt € … van je tegoed afgeschreven, niet eerder. Pas bij deze acceptatie krijgt de klant ook zijn eerste bericht van ons ("Je bestelling is geaccepteerd!" met een geschatte klaartijd); bij het plaatsen zelf gaat er geen apart "ontvangen"-berichtje naar de klant, wel een melding naar jou.

• Daarna kun je de status bijwerken: in voorbereiding, klaar, onderweg, bezorgd of afgehaald.
• Annuleren kan ook; geannuleerde bestellingen kosten niets.
• Elke bestelling heeft een volgnummer zoals #0001. Groepsleveringen krijgen een eigen formaat zoals COL-NAAM-2026-0001.
• Klantbon printen: geschikt voor A4 en thermische bonprinters van 80mm.
• Factuur genereren: A4 met BTW-regel en invulbare klantgegevens.
• Automatisch accepteren (Instellingen): heb je het te druk om steeds zelf achter de tablet of telefoon te staan? Zet automatisch accepteren aan: uit (standaard, je accepteert altijd zelf), meteen, of pas na een paar minuten. De klant krijgt precies hetzelfde bevestigingsbericht als bij handmatig accepteren, en je servicekosten worden op hetzelfde moment afgeschreven, ongeacht wie of wat de acceptatie deed. Werkt alleen tijdens je eigen openingstijden; is de zaak dicht, dan blijft een bestelling gewoon liggen tot jij hem zelf bekijkt.

• Categorieen aanmaken en op volgorde slepen.
• Producten toevoegen met naam, prijs, beschrijving, foto (max 5MB) en een beschikbaar aan/uit schakelaar. Uitzetten als iets op is, klanten zien het dan niet.
• Variaties: een product in meerdere uitvoeringen (klein/groot) met eigen prijzen.
• Extra's: betaalde toevoegingen zoals extra saus of extra vlees.
• Keuzegroepen: verplichte of optionele keuzes bij een gerecht, bijvoorbeeld: kies je bijgerecht: rijst, bami of friet. Per groep stel je in of kiezen verplicht is en hoeveel opties mogen.
• Weekspecial: een tijdelijk uitgelicht gerecht met eigen periode.

Klanten sturen een appje en de bot doet de rest, in hun eigen taal: Nederlands, Engels, Spaans, Portugees, Frans, Turks en meer.

• Bestellen kan met nummers (2x 14), namen (2 nasi kip), of alles in een bericht (1 bami, afhalen, naam is Kees). Typefouten worden herkend.
• De bot toont knoppen en menulijsten waar mogelijk; klanten tikken in plaats van typen.
• Voor het plaatsen vat de bot alles samen en vraagt om JA. Pas na JA staat de bestelling in jouw dashboard. Klanten kunnen tussendoor wijzigen (doe maar 1 nasi).
• Bestelt een klant via je website, dan opent WhatsApp met de bestelling en vraagt de bot ook eerst om bevestiging.
• Klanten kunnen status sturen voor de stand van hun bestelling, en reset om opnieuw te beginnen.
• Vaste bestelling: herkent de bot een terugkerende klant met een eerder bevestigde bestelling bij jouw zaak, dan biedt Lina die vaste bestelling vanzelf aan zodra hij het menu opvraagt. Prijzen en beschikbaarheid worden altijd live gecontroleerd; typt de klant iets anders dan JA, dan vervalt het aanbod stil en gaat het gesprek gewoon verder.

• Tarief: € … per bevestigde bestelling. Te zien onder Saldo, met al je transacties.
• Opwaarderen: knop Saldo opladen. Binnen Europa: iDEAL, Bancontact of kaart via betaallink. Daarbuiten gelden minimumbedragen per regio (zie het opwaardeerscherm; er staat bij hoeveel bestellingen je ervoor kunt verwerken).
• Bankoverschrijving (onder andere voor Suriname): maak het bedrag over en vermeld ALTIJD je persoonlijke kenmerk P2D-REF-{jouw nummer}. Dat staat met kopieerknop in het opwaardeerscherm. Verwerking 1 tot 3 werkdagen; je krijgt een WhatsApp-bevestiging.
• Raakt je tegoed op, dan krijg je een waarschuwing. Je kunt tot EUR 5 rood staan; daarna worden nieuwe bestellingen geblokkeerd tot je opwaardeert.
• Je maandfactuur van Ping2Dine vind je onder Account, Facturen. Die is al verrekend met je tegoed; je hoeft hem niet apart te betalen.

Het idee: medewerkers op dezelfde postcode bestellen ieder individueel; jij levert alles in een rit zodra het minimumbedrag is gehaald. Geen minimumbedrag per persoon.

• Aanzetten: tab Groepslevering, instellingen invullen: postcodes, minimumbedrag, besteldeadline en levertijdvenster. Eventueel automatisch bevestigen aan.
• Per leverdag maak je een pool per postcode. Klanten zien op jouw bestelpagina een balk met de actieve groepslevering en bestellen daarin.
• Op het dashboard volg je de voortgangsbalk richting het minimum. Bij het minimum bevestig je de pool (of dat gaat automatisch); alle bestellers krijgen een WhatsApp.
• Bezorger starten: die krijgt een eigen link met alle adressen, navigatie en afvinken per adres. Klanten kunnen live volgen via hun tracklink.
• Online betalen: stel onder Instellingen je betaalprovider in (Mollie voor NL/BE, of Lokaal met eigen instructie zoals Tikkie of Mope). Online-betalers krijgen na poolbevestiging automatisch een betaallink; de bezorger ziet per adres betaald of niet.
• Het keukendashboard voor groepslevering combineert alle pools van vandaag.

Onder Instellingen kun je vestigingen toevoegen met een eigen adres en telefoon. Een vestigingsmanager kan met een eigen inlog alleen de bestellingen van zijn vestiging zien. Klanten die via WhatsApp bestellen kiezen vanzelf de juiste vestiging.

• Open/dicht: drie standen. Noodstop (direct dicht, bot meldt gesloten), Automatisch (volgens je openingstijden) en Altijd open. Vergeet de noodstop niet terug te zetten.
• Bezorgen en afhalen: zet aan wat jij aanbiedt. De bot en website passen zich aan. Stel bezorgkosten en minimumbestelbedrag in.
• Betalen zonder online betaalmethode: heb je bij Instellingen, Online betalen nog geen betaalprovider (Mollie, Stripe, of Lokaal met eigen instructie) ingesteld, dan betaalt de klant automatisch contant of met pin bij aflevering of afhalen — ook bij Bezorgen. Dit is een bewuste, ingebouwde terugvaloptie (handig als er in jouw land geen ondersteunde online betaalprovider is), geen storing. Zet je Bezorgen aan zonder dat er een betaalmethode is ingesteld, dan vraagt het dashboard dit eenmalig te bevestigen. Wil je liever dat klanten vooraf online betalen, stel dan eerst een betaalprovider in bij Instellingen.
• Valuta en tijdzone: essentieel buiten Europa (SRD, ANG, BRL worden ondersteund).
• WhatsApp-melding bij elke bestelling: zet uit als je toch het dashboard gebruikt (Instellingen, Notificaties). Scheelt berichtjes; het dashboard blijft realtime.
• WhatsApp-melding bij online bestellingen: een aparte schakelaar (Instellingen, Notificaties) speciaal voor bestellingen die via je website of app binnenkomen. Staat standaard aan, zodat je nooit een bestelling mist; zet 'm uit als je alleen het dashboard/keukenscherm in de gaten houdt.
• Je bestelwebsite: ping2dine.com/{jouw-bestelnaam}. Deel die link overal; hij staat ook in het welkomstbericht van de bot. Tip: maak er een QR-code van voor op tafel.
• Promoregel (Marketing-tab): voeg gratis een korte promotekst toe onderaan de bestelbevestiging die klanten via WhatsApp ontvangen. Kies Eigen tekst voor een vaste zin, of Automatisch mijn weekspecial om de actieve weekspecial automatisch te vermelden. De klant heeft net besteld, dus je zit altijd binnen het gratis 24-uurs WhatsApp-servicevenster.
• Support-PIN, jouw omzet is standaard afgeschermd (Account): stel een eigen 6-cijferige PIN in. Zonder die PIN toont ons platformbeheer je omzet en cijfers helemaal niet, ook niet aan onszelf. Vraag je zelf hulp aan onze support, dan geef je die PIN, en krijgt support daarmee 60 minuten inzage, precies in dat ene geval. Elke ontgrendeling wordt gelogd, en dat logje kun je zelf terugzien. Alleen jij kent je PIN; ben je 'm kwijt, dan stel je gewoon een nieuwe in.

Gasten scannen een QR-code op tafel en bestellen rechtstreeks in hun browser, geen app nodig. Zet dit aan bij Instellingen, Tafels.

• Zaalscherm: je personeel ziet alle open tafels in één overzicht en kan zelf items toevoegen of een item van een tafel verwijderen als een gast iets anders wil, zonder dat de gast opnieuw hoeft te scannen.
• Per gast afrekenen: als meerdere gasten aan dezelfde tafel apart bestellen, kun je per gast de rekening opsplitsen.
• Tafel-QR werkt los van de gewone WhatsApp/browser-bestelling; het staat op Instellingen, Tafels aan of uit te zetten.

Open het keukenscherm vanuit de zijbalk (Keukenscherm) op een los scherm of tablet in de keuken.

• Kolommen: bestellingen zijn ingedeeld op status (nieuw, in voorbereiding, klaar), zodat je in één oogopslag ziet wat waar staat.
• Tabs: schakel tussen bestelkanalen (bijvoorbeeld gewone bestellingen en tafelbestellingen) zonder het scherm te verlaten.
• Gepland-sectie: bestellingen die vooruit besteld zijn (bijvoorbeeld bij een reservering) staan apart onder "Gepland", zodat ze niet tussen de bestellingen van nu verdwalen.
• Elke variatie en extra die een gast koos (bijvoorbeeld "Groot" of "Extra kaas") staat duidelijk onder het gerecht op de kaart.

Zet reserveringen aan bij Instellingen om gasten via WhatsApp of je bestelpagina een tafel te laten reserveren.

• Automatisch of handmatig bevestigen: jij kiest of een reservering meteen bevestigd wordt of dat je hem eerst zelf goedkeurt.
• Voorbestellen: een gast kan bij het reserveren meteen alvast eten bestellen. Bestelt hij mee, dan betaal je alleen het reguliere besteltarief, nooit het reserveringstarief én het besteltarief samen.
• Inkoop-vooruitblik: in het dashboard zie je per dag hoeveel van welk gerecht er al vooruit besteld is, handig voor je inkoop.
• Reserveringen staan in het dashboard onder Reserveringen, met een badge zodra er een nieuwe binnenkomt.

Voor cateraars en thuiskoks heeft Ping2Dine een aparte, opgeruimde weergave van het dashboard, met alleen de onderdelen die zij nodig hebben.

• Aanvragen: een klant vraagt een offerte aan; jij stuurt een bedrag en status terug, alles in één kaart met een tijdlijn (Nieuw, Offerte, Bevestigd, Afgerond) en een chatgeschiedenis erbij.
• Agenda: geef aan welke dagen je beschikbaar bent. Zodra je een aanvraag bevestigt, wordt die dag automatisch geblokkeerd in je agenda, zodat je geen dubbele boekingen kunt krijgen.
• Pakketten: stel vaste cateringpakketten in (prijs per persoon, minimum aantal personen, foto) die klanten kunnen aanvragen.
• Groeien naar een vol restaurant-dashboard: begon je als cateraar maar wil je ook een gewoon restaurant runnen? Er staat een schakelaar bij Mijn zaak om over te stappen naar het volledige dashboard.

Handig voor klanten die elke werkdag lunch willen laten bezorgen, bijvoorbeeld op een bedrijventerrein of kantoor. Elke klant meldt zich zelfstandig aan met zijn eigen favoriete gerechten; hij hoeft daarvoor niet via zijn werkgever of collega's te gaan. Een bedrijf kan het natuurlijk ook zelf organiseren voor het hele team, maar dat is geen vereiste.

• Een abonnee kiest zelf zijn dagmenu vooraf, per weekdag zijn eigen gerecht; de bestelling wordt automatisch elke dag voor hem geplaatst.
• Betaling gaat per dag, niet vooruit voor de hele week: elke ochtend krijgt de abonnee een betaallink voor die dag, met abonnement-korting.
• Een abonnee kan een dag annuleren (bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie) zonder het hele abonnement stop te zetten.
• Zichtbaar in het dashboard onder Lunch-abonnementen, met het huidige aantal actieve abonnees.

Bij een menu-item kun je keuzegroepen instellen, zodat een gast bijvoorbeeld een formaat of een bijgerecht kiest.

• Variaties: de gast kiest precies één optie (bijvoorbeeld "Klein" of "Groot"), elk met een eigen meerprijs.
• Extra's: de gast kan er meerdere aanvinken (bijvoorbeeld "Extra kaas" en "Extra saus"), elk met een eigen meerprijs.
• De gekozen variatie en extra's staan duidelijk op de bestelbon en op het keukenscherm, zodat er in de keuken niets misgaat.
• Instellen doe je per menu-item onder Menukaart.

Optionele functie die je zelf aan- of uitzet in Instellingen. Staat Lina VIP aan, dan stelt Lina je gasten op het juiste moment in het gesprek een passend extraatje voor, in hun eigen taal (bijvoorbeeld een drankje bij een hoofdgerecht).

• Er geldt een kleine toeslag per bestelling zodra je dit hebt aangezet, zichtbaar bij je tarieven op de prijzenpagina.
• Blijft de gast liever bij zijn oorspronkelijke bestelling, dan gebeurt er niets: Lina dringt nooit aan.

Heb je al een menukaart als foto, PDF of op je huidige website? Upload of geef de link door, en AI zet die automatisch om in je digitale Ping2Dine-menukaart, inclusief prijzen.

• Controleer na de import altijd even of alle gerechten en prijzen goed zijn overgenomen voordat je live gaat.
• Je kunt ook losse productfoto's laten matchen aan bestaande menu-items op naam.

Een nieuw restaurant-account is verplicht om zich te verifiëren voordat het zichtbaar wordt voor klanten.

• Je kunt na het aanmelden al inloggen en je profiel voorbereiden (menu, openingstijden, foto's), maar je zaak verschijnt nog niet in de openbare restaurantgids en kan geen bestellingen of ritten ontvangen.
• Verifiëren via WhatsApp: je krijgt een code te zien; app die code vanaf het WhatsApp-nummer dat in je profiel staat naar het platformnummer. Zo weten we zeker dat dat nummer echt werkt.
• Verifiëren via e-mail kan ook, als alternatief.
• Rond je de verificatie niet binnen een redelijke termijn af, dan kan het account worden verwijderd.

Onder Thuis vind je je persoonlijke deel-link. Breng je een restaurant of thuiskok aan die zich via jouw link aanmeldt, dan geeft dat je een maand lang 50% korting op je servicekosten, zodra die zaak zijn eerste bestelling heeft ontvangen en bevestigd.

• Klik Deel via WhatsApp voor een kant-en-klaar bericht met jouw eigen link, of kopieer de link zelf.
• Elke geslaagde aanbreng stapelt: breng je 3 zaken aan, dan loopt je korting 3 maanden door.
• Je ziet in het dashboard hoeveel geslaagde aanbrengsten je hebt en tot wanneer je korting actief is.
• Snel aanmelden via WhatsApp: ken je een restaurant, afhaalzaak of thuiskok die je wilt aanbrengen? Ze kunnen ook simpelweg START appen naar het Ping2Dine WhatsApp-nummer. Lina vraagt dan naam en stad, laat een foto van de menukaart sturen, en zet de zaak binnen enkele minuten online, geen formulier nodig.

Kijk bij Hulp en Support voor veelgestelde vragen plus een contactformulier, of app het platformnummer. We reageren binnen 24 uur.

Klanten sparen automatisch stempels op hun telefoonnummer, gewoon door bij jou te bestellen. Ze installeren niets: het loopt vanzelf mee met een bevestigde online of WhatsApp-bestelling.

• Aan/uit: jij zet de stempelkaart zelf aan onder Instellingen. Staat hij uit, dan gebeurt er niets.
• Vanaf welk bedrag een stempel telt: stel zelf een minimumbedrag in. Een bestelling daaronder levert geen stempel op.
• Hoeveel stempels een kaart vol maakt: bepaal je zelf, bijvoorbeeld 10.
• De beloning: een vrij tekstveld dat jij zelf invult, bijvoorbeeld "Gratis toetje" of "10% korting". Ping2Dine past niets automatisch toe op de betaling; jij geeft de beloning zelf.
• Inwisselen is handmatig: in het dashboard zie je precies welke klanten een volle kaart hebben. Je geeft de beloning en klikt op "Ingewisseld"; de kaart begint dan weer op 0.
• Elke bevestigde bestelling levert maximaal 1 stempel op, nooit dubbel voor dezelfde bestelling.